Разработка маршрута движения документа. Движение входящих документов Процесс движения исходящего документа

Организация движения внутренних документов (на примере движения распорядительных документов). Движение входящих. исходящих и внутренних документов Экспедиционная обработка корреспонденции

Разработка маршрута движения документа. Движение входящих документов Процесс движения исходящего документа

В этом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

Входящие документы

Первичную обработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах – секретарь.

При приеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки – наличие всех указанных в документе вложений.

На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер.

Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые (см. п. 6.3).

Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам, а также не регистрируемые в канцелярии, передают по назначению.

Предварительно документы рассматривают в канцелярии для определения, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.

Эту работу поручают специалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику руководителя, которые хорошо знают распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладают доверием со стороны руководства организации.

После рассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.

После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в делопроизводстве.

Исходящие документы

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:

  • подготовка проекта документа;
  • оформление и согласование (визирование) проекта;
  • подписание проекта;
  • регистрация документа;
  • отправка из организации.

Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.

Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций).

При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в его подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений самой организации).

Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений).

После подписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем – на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе с поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.

Перед отправкой проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.

На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня после подписания.

Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.

Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов.

Схема документооборота на предприятии

Централизованная

Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций (единоначалия). Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.

Децентрализованная

Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности.

Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.

Смешанная

При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы.

Пример схемы документооборота

Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.

В данной схеме указываются:

  1. исполнители (т.е. подразделения, принимающие участие в обработке данного потока);
  2. маршрут (т.е.

    порядок следования исполнителей);

  3. наличие реверсивных движений (попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю);
  4. характер операций, осуществляемых каждым конкретным исполнителем).

Пример схемы документооборота организации представлен на Рис. 1:

Рисунок 1. Схема документооборота предприятия

Источник: https://www.ldk1.ru/organizaciya-dvizheniya-vnutrennih-dokumentov-na-primere.html

Направление документа по маршруту

Разработка маршрута движения документа. Движение входящих документов Процесс движения исходящего документа

В программе предусмотрено направление документа по следующим элементам маршрута:

  • Подготовка
  • Визирование: рассмотрение, утверждение, согласование, подписание
  • Ознакомление
  • Исполнение
  • Регистрация (доступен при автоматическом движении документа по маршруту)
  • Сканирование (доступен при автоматическом движении документа по маршруту)
  • Отправка контрагенту (доступен при автоматическом движении документа по маршруту)
  • Получение от контрагента (доступен при автоматическом движении документа по маршруту)
  • Формирование дела (доступен при автоматическом движении документа по маршруту)
  • Передача в архив (доступен при автоматическом движении документа по маршруту)
Для направления документа по маршруту используются модули Документы и Задачи

Способы направления документа по маршруту

В программе предусмотрено несколько способов направления документа по маршруту:

  • автоматический режим. Движение документа производится по настроенному маршруту в справочнике Маршруты документов. Маршрут движения запускается при выборе пользователем значения По маршруту в меню Отправить карточки документа
  • ручной режим. Документ направляется по маршруту в ручном режиме при выборе пользователем необходимого значения в меню Отправить: На подготовку, На рассмотрение, На утверждение, На согласование, На подписание, На исполнение, На ознакомление

Пункты меню для направления документа по маршруту

Направление документа по автоматическому маршруту

Маршруты документов создаются в справочнике Маршруты документов
  • В строке меню карточки документа нажмите на кнопку Отправить и выберите пункт По маршруту. Пункты меню для направления документа по маршруту
  • В открывшейся форме Выберите маршрут двойным кликом мыши выберите необходимый маршрут. Маршруты документов создаются в справочнике Маршруты документов. Пункты меню для направления документа по маршрутуДокумент будет направлен по выбранному маршруту и выведено соответствующее уведомление.Направление документа по маршрутуОбратите вниманиеЕсли документ ранее уже был направлен по маршруту (автоматический или ручной) и по документу созданы задачи, то повторное направление документа будет запрещено. При необходимости повторно направить документ по маршруту необходимо:
    • Удалить связь задачи, связанной с движением документа, и документом. В форме Подготовка и визирование документа выделите необходимую задачу и нажмите на кнопку Отменить
    • Завершить текущий маршрут (если ранее документ был направлен по автоматическому маршруту). В карточке документа нажмите на пункт Отправить / Завершить.
  • По мере движения документа по маршруту участникам процесса согласования автоматически будут формироваться задачи. На каждое движение документа создается отдельная задача. задачи зависит от настроенного маршрута. Могут быть созданы следующие задачи:

    • Подготовка документа
    • Рассмотрение документа
    • Утверждение документа
    • Согласование документа
    • Подписание документа
    • Исполнение документа
    • Ознакомление с документом
    • Регистрация документа
    • Сканирование документа
    • Отправка м контрагенту
    • Получение документа от контрагента
    • Формирование дела
    • Передача документа в архив

    Если документ был направлен по маршруту, по которому была создана общая задача, то по соответствующей точке маршрута в форме Подготовка и визирование документа будет приведен только один исполнитель. Список всех участников по соответствующей стадии документа приводится в отчетах по документу: Визирование документа и История визирования (отчеты формируются из формы Карточка документа). Маршрут документа и варианты создания задач по маршруту (персональная или общая) настраивается в поле Задача справочника Маршруты документов. При этом уведомление о задаче будет направлено всем участникам этой общей задачи.

  • Задачи, созданные при движении документа по маршруту, могут быть открыты из следующих форм:

    • Журнал задач
    • Карточка документа / Задачи / Подготовка и визирование документа (задача появляется в течение 1-2 минут с момента перехода документа на соответствующую точку маршрута) Рабочая группа в карточке документа

    Участнику движения документа необходимо:

    • Открыть карточку задачи, созданной при движении документа
    • Ознакомиться с документом и вынести свое решение (например, согласовать или отклонить документ)

Ознакомление с текущий точкой маршрута документа

При движении документа по маршруту в карточке документа вместо пункта меню Отправить будет приведен пункт Маршрут.

Пункт меню Маршрут в карточке документа

https://www.youtube.com/watch?v=glL1jPVMPEY

Для ознакомления с текущей точной маршрута, в панели инструментов карточки документа нажмите Маршрут и выберите пункт Карта. Откроется карта маршрута, где текущая точка маршрута будет выделена темным фоном.

Место нахождения документа при движении по маршруту

Направление документа по маршруту в ручном режиме

Обратите внимание

Если документ ранее был направлен по автоматическому маршруту, то до его завершения направление документа по маршруту в ручном режиме будет запрещено. При необходимости повторно направить документ по маршруту в ручном режиме необходимо:

  • Удалить связь задачи, связанной с движением документа, и документом. В форме Подготовка и визирование документа выделите необходимую задачу и нажмите на кнопку Отменить
  • Завершить текущий маршрут (если ранее документ был направлен по автоматическому маршруту). В карточке документа нажмите на пункт Отправить / Завершить.

Согласование договоров и документов в IT Audit

Если документ направлен по автоматическому маршруту, то до его завершения или остановки, направление документа по маршруту в ручном режиме невозможно
    • На подготовку
    • На рассмотрение
    • На утверждение
    • На согласование
    • На подписание
    • На исполнение
    • На ознакомление

    Пункты меню для направления документа по маршруту

  • В зависимости от выбранного пункта меню будет открыта форма с соответствующим наименованием. Например, при выборе пункта “На согласование” будет открыта форма Направление документа на согласование.
  • В открывшейся форме необходимо выбрать сотрудника, которому будет направлен документ. Доступно несколько способов выбора сотрудника. Нажмите на кнопку Добавить и выберите один из вариантов:
    • сотрудник. Будет открыта форма Выбор сотрудников для выбора одного или нескольких сотрудников, которым необходимо направить документ по маршруту.Обратите вниманиеЕсли по документу уже была сотруднику создана задача определенного типа (например, согласование документа), то повторно направить такому сотруднику документ по данному типу будет запрещено (данный сотрудник будет отсутствовать в списке для выбора).При необходимости повторно направить документ данному сотруднику необходимо удалить связь задачи, связанной с движением документа, и документом. В форме Подготовка и визирование документа выделите необходимую задачу и нажмите на кнопку Отменить
    • должность. Будет открыта форма Выбор должностей для выбора должностей сотрудников, которым необходимо направить документ. Например, при выборе должности “бухгалтер” программа отберет всех действующих сотрудников с выбранной должность. Должность сотрудника приводится в карточке сотрудника. Данный вариант рекомендуется использовать, если необходимо направить документ по маршруту сотрудникам определенной должности.
    • роль. Будет открыта форма Выбор ролей для выбора ролей сотрудников, которым необходимо направить документ. Например, при выборе роли “Руководитель отдела” программа отберет всех действующих сотрудников с выбранной ролью. Найденные сотрудники будет приведены на вкладке Исполнители. документ будет направлен всем сотрудникам с данной ролью. Роли сотрудников настраиваются в формы Управление пользователями. Данный вариант рекомендуется использовать, если необходимо направить документ по маршруту сотрудникам определенной роли.
  • При необходимости в поле Крайний срок формы Направление документа на согласование … внести крайнюю дату окончания задачи (дедлайн).
  • Источник: https://xn--b1aaebdmgx1aadcfovq.xn--p1ai/help/document/workflow

    Потоки документов в организации

    Разработка маршрута движения документа. Движение входящих документов Процесс движения исходящего документа

    Какие потоки документов есть в организации

    Кто в организации участвует в направлении документопотоков

    Как можно оптимизировать документопоток

    3 потока документов

    Прежде чем навести порядок в системе делопроизводства организации, нужно найти и описать основу основ – документопотоки. Традиционно в организации выделяют три потока документов:

    • входящие;
    • исходящие;
    • внутренние.

    Ничего больше изобретать не нужно. Эти три потока в том или ином объеме присутствуют в любой организации.

    Входящие документы. Это документы, поступающие извне: от контрагентов, контролирующих органов, органов местного самоуправления, клиентов, общественных организаций и т.п. особенность входящих документов в том, что созданы они в другой организации.

    Основной вид входящего документа – письмо. Иногда в организацию поступают и другие виды документов.

    С точки зрения классического делопроизводства это неверно: если в другую организацию направляется документ или пакет документов, нужно написать сопроводительное письмо, а то, что планируется направить, оформить как приложение к нему.

    Но, оказывается, не все секретари знакомы с правилами классического делопроизводства, поэтому могут направить протокол для ознакомления или приказ в подведомственную организацию, просто вложив его в конверт и надписав на нем адрес.

    Движение входящих документов включает, как правило, следующие этапы:

    • прием и первичное рассмотрение;
    • регистрация;
    • передача на рассмотрение;
    • вынесение резолюции;
    • исполнение.

    Исходящие документы – это документы, направляемые из вашей организации в любую другую.

    Движение исходящих документов включает, как правило, следующие этапы:

    • подготовка проекта документа;
    • согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
    • подписание;
    • регистрация;
    • отправка.

    Внутренние документы. Внутренние документы создаются в организации и в ней же проводят весь свой жизненный цикл. Несмотря на многообразие видов внут-ренних документов, схема их движения одинакова для всех: сначала они проходят путь исходящего документа, затем, на этапе исполнения, – входящего.

    Движение внутренних документов включает, как правило, следующие этапы:

    • подготовка проекта документа;
    • согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
    • подписание;
    • регистрация;
    • вынесение резолюции (для некоторых видов документов);
    • исполнение.

    Основные действующие лица, участвующие в направлении потоков документов

    Конечно, потоки документов циркулируют по организации не сами по себе. Их направляют работники, у каждого из которых своя роль в делопроизводстве и документопотоке.

    Автор документа. Работник, который создает документ. Он может делать это как по собственной инициативе, так и исполняя задание руководства, то есть будучи исполнителем.

    Согласующие лица. Должностные лица, которые просматривают проект документа на предмет возможных ошибок в рамках своей компетенции.

    Руководитель. Должностное лицо, обладающее полномочиями для подписания документов. Обычно это кто-то из топ-менеджеров компании: генеральный директор (может подписывать абсолютное большинство документов) или должностное лицо, которому по доверенности передается право подписи определенных их видов.

    Регистратор. Секретарь или работник канцелярии, который вносит входящий или подписанный руководителем документ в информационную базу данных, направляет его на исполнение согласно резолюции и, при необходимости, осуществляет контроль исполнения.

    Исполнитель. Работник, назначенный руководством для выполнения задания по документу. Исполнитель, выполняя задачу, часто становится автором нового документа.

    Только в частных случаях указанные функции могут пересекаться, например, если руководитель лично работает над документом, являясь одновременно и автором, и подписантом, либо секретарь выступает в роли регистратора и автора (или исполнителя). В стандартной ситуации приема, подготовки или исполнения документа один работник выполняет одну функцию.

    Описание потоков документов

    Описание потоков документов – внутренняя работа отдела делопроизводства, которая нужна для анализа и вряд ли выйдет за пределы отдела. Это всего лишь один из этапов оптимизации системы делопроизводства в целом, который заключается в том, чтобы тем или иным методом показать, кто из работников на каком этапе выполняет тот или иной процесс.

    Пока документопоток не будет описан, выявить проблемы на его маршруте и устранить их не получится.

    Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

    Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2016/potoki_documentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.